Segregação de Função

PARECER SELEG/SUNOR/AUDIN - MPU/N^o 093/2005

Referência: E-mail de 1/4/05. Prot. AUDIN/GAB/DF-000908/2005.

Assunto:     Administrativo. Normas internas. Conformidade documental. Segregação de função.

Interessado:Coordenadoria de Administração.Procuradoria da República no Estado do Amapá.

A Senhora Gerente do Plan-Assiste na PR/AP encaminha, a esta Auditoria Interna, por meio do correio eletrônico em epígrafe, consulta formulada nos seguintes termos:

“Solicito a essa Audin/MPU, orientação a respeito de nomeação de Gerente do Plan-Assiste para exercer o encargo de responsável pela Conformidade de Suporte Documental, se a uma das funções do gerente é analisar e atestar as despesas do Plan-Assiste. Pergunta-se, a mesma pessoa pode analisar, atestar e ao mesmo tempo dar conformidade documental?

2.                                     Em deferência ao pedido de manifestação, impende abordar o assunto em comento, por meio do Parecer nº 0180/2004, de 10/08/04, desta procedência, referente à segregação de função:

“(...)

2.               Em atendimento ao pedido de orientação, vale trazer a lume a lição de Silvio Aparecido Crepaldi de que ‘geralmente se considera a correta segregação de funções como o elemento mais importante de um sistema eficaz de controle interno. O princípio fundamental é que ninguém deveria controlar todas as etapas de uma transação sem a intervenção de outra ou outras, capazes de efetuar uma verificação cruzada.’

3.               Assevera o autor que ‘o controle total de todas as etapas de uma transação por um só indivíduo permitiria a este atuar ineficaz ou fraudulentamente, sem ser descoberto. Em geral, é necessário estabelecer departamentos separados e independentes, para funções tais como compras, recebimento, produção, vendas, contabilidade e finanças. Os encarregados de cada departamento são responsáveis pela maneira como seus subordinados levam a cabo suas incumbências. Os deveres de cada pessoa deveriam ser claramente definidos por meio de organogramas e manuais de procedimentos’.

4.               Para William Attie segregação de funções consiste em estabelecer ‘a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob a sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si.’

5.               Com relação ao sistema de autorização e aprovação, segundo Attie ‘compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos. Na medida do possível, a pessoa que autoriza não deve ser a que aprova para não expor a risco os interesses da empresa.’ (idem, p. 118).

6                Na Administração Pública, o Manual SIAFI detalha nos itens 3.5 e seguintes que tratam da conformidade de suporte documental que esta ‘3.5-deverá ser registrada, diariamente, por servidor designado pela Unidade Gestora Executora, credenciado para esse fim, de modo que seja mantida a segregação entre a função de emitir documentos e a de registrar a conformidade. 3.5.1-Será admitida exceção ao disposto no item anterior quando a Unidade Gestora Executora se encontre, justificadamente, impossibilitada de designar servidores distintos para exercer tais funções, sendo que,

nesse caso, a conformidade será registrada pelo Ordenador de Despesa. 3.5.3-O servidor responsável pela Conformidade de Suporte Documental não poderá ser o responsável pela Conformidade Diária.’

7.               Nesse sentido, observa-se que é adotado o mesmo procedimento quanto à execução da Conformidade Diária: “ 3.4.1-O servidor responsável pela Conformidade Diária não poderá ser o responsável pela Conformidade de Suporte Documental.”

8.               De forma semelhante, tratou a IN/STN nº 05, de 06 de novembro de 1996, que define os procedimentos a serem adotados pelas Unidades Gestoras quando do Pagamento de Despesas por meio de Suprimento de Fundos: ‘2.1.6.2- A comprovação das despesas realizadas, deverá estar devidamente atestada, por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas, em comprovante original cuja emissão tenha ocorrido em data igual ou posterior a de entrega do numerário e compreendida dentro do período fixado para aplicação, em nome do órgão emissor do empenho’¹.

9.                       Respondendo objetivamente, ante todo o exposto pode-se inferir que, no caso sob exame, a realização de análise e atesto da despesa deverá ser efetuada por outro servidor que não deva declarar-se impedido ou pelo ordenador de despesa.” Grifei

3.                     Diante dessas informações, com o intuito de fixar o entendimento acerca da matéria, trazemos à cola o disposto na IN-SFC nº 01, de 06/04/01: “3. Constituem-se no conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam ao atingimento de objetivos específicos, tais como: (...) IV. segregação de funções – a estrutura das unidades/entidades deve prever a separação entre as funções de autorização/aprovação de operações, execução, controle e contabilização, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio;”

4.                     Nesse sentido, vale consignar as observações contidas no Acórdão TCU nº 1800/2003 – Plenário, exarado pela colenda Corte de Contas, a respeito das disposições supra:

“Relatório do Ministro Relator

(...)

Embora a ênfase da conformidade diária seja a exatidão dos registros, efetuada por servidor que geralmente emite documentos no Siafi, e a da conformidade de suporte documental seja a existência dos documentos que suportam os registros, em ambos os procedimentos são confrontados registros e documentos. De certa forma, há uma duplicidade, que, no entanto, não deve ser dispensada em vista da necessidade de que pessoa que não pratique atos de gestão possa certificar a existência de documentos que fundamentem tais atos.

Como se observa, a norma estabelece a devida segregação de função entre o responsável pela conformidade diária e o responsável pela conformidade de suporte documental. No entanto, diante da impossibilidade de se designar servidores distintos para exercer tais funções, admite-se exceção. Neste caso, a conformidade deverá ser registrada pelo próprio ordenador de despesa. Essa segregação de função, no entanto, pode se mostrar um tanto vulnerável quando os responsáveis por um e outro tipo de conformidade trabalhem no mesmo setor/seção da UG.” Grifos acrescidos

5.                     Tal posicionamento foi reafirmado, recentemente, no Acórdão nº 95/2005 – Plenário,

que determinou: “9.3.2. observe as boas práticas administrativas, no sentido de atentar para o princípio da moralidade, no que diz respeito à segregação de funções, de modo a evitar que o mesmo servidor execute todas as etapas das despesas”.

6.                     Por todo exposto, reiteramos a opinião expressa no Parecer SELEG/SUNOR/AUDIN nº 0180/2004, o servidor que efetuar a dita conformidade não pode ser o mesmo que realizou a análise e o atesto da despesa, exceto quando, justificadamente, houver impossibilidade de se designar servidores distintos para exercer tais funções, nesse caso, a incumbência recairá sobre o ordenador de despesa .

É o parecer.

                 Brasília, 14 de abril de 2005.

TAISSE SILVA LOPES                                             JOSÉ GERALDO DO E. SANTO SILVA

Analista de Controle Interno                                      Chefe da Seção de Legislação Aplicada  

                                                                       

De acordo.                                                                    Aprovo.  Em         /       /05.

À consideração da Sra. Auditora-Chefe.                      Encaminhe-se à CA/PR/AP

SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM            RUTH MARIA DA SILVA MOURA

Subsecretário de Normas e Orientação                                   Auditora-Chefe